仕事の効率化とは何か、そのコツとポイント、注意点を解説します！！

　仕事の効率化とは、現在行っている仕事の内容やプロセスを見直して、効率的に仕事が進められるようにするための取り組みのことです。仕事の効率を下げる要素に「無理（ムリ）、無駄（ムダ）、斑（ムラ）」が挙げられます。
・無理とは、能力以上の仕事を抱えて込んでしまうことで、負担が大きくなってしまうことをいいます。キャパオーバーと表現されることもあります。
・無駄とは、仕事を終わらせるまでのプロセスが多いとか、必要以上の時間がかかっている状態をいいます。
・ムラとは、仕事の成果に偏りがあることです。上手く行くときもあれば上手く行かないときもある。時には失敗するときもある状態で、目指す水準にムラが生じる状態のことです。

　仕事の現場において、私たちの置かれている状況の中では、「働き方改革」が叫ばれており、加えて我が国においては人口減少が避けられない現状です。これからますます、少人数、短時間で今以上の仕事の成果が求められていくのではないでしょうか。そのような中で「仕事の効率化」がより重要な意味を持つようになると思われます。

　仕事が早い人の共通点として、仕事を効率的に行っていることが挙げられます。仕事を早くこなすためには、仕事を始める前に仕事の全体像や目的をしっかり把握して、大切なポイントや優先すべきことを整理し、予定を立てることがポイント言えるのではないでしょうか。これらのプロセス管理が上手く行くことで効率化を進めることができます。

　仕事の効率化を進めることで、余分な作業やミスを減らすことができるため、仕事時間を短縮することができます。同じ時間でより多くの仕事が出来ることが期待でき、それにより、ストレスの減少や仕事に対するモチベーションの向上につながることが期待できます。

　効率化のために無駄を省くことを第一に考えてしまうと、時間をかけて苦手とするスキルの習得を後回しにしてしまったり、新しい挑戦がしにくくなったりします。時には、「無理、無駄、ムラ」も大事な時もあります。仕事の効率化は、バランをもって考えることが大切になります。

　タスク管理とは、仕事を進めるのに必要な作業（タスク）を細かく分けて、優先順位や仕事量などを決めて進み具合を管理することです。タスク管理が出来ているとは、自分がやらなければならないタスクを可視化できるので、優先順位を正しくつけやすくなり、タスクのボリュームが把握できるようになります。

　仕事を完璧に仕上げようとすると、作業にかかる時間が増えてしまいがちになります。自分なりのこだわりを持って仕事に取り組むことはもちろん大事にしたいところですが、こだわりすぎてしまうと効率的でなくなることもあります。仕事を効率的にやっている人は、質とスピードのバランスを考慮しながら、自分なりの妥協点を見つけてタスクを行っています。

　仕事を効率的にやっている人は、目標に向けての必要なタスクを見極め、計画的に行動をしています。1つの大きなタスクに対して、それをやり終えるためにどのように進めていくかを予測し、イメージしながら確実性をもって計画を立て、適切に優先順位をつけ行動を進めていきます。

　集中力とは、あることに意識を集中させて、その課題に取り組む能力のことです。高い集中力を持つことで、仕事に取り組む時間や労力を最大限に活用することができ、細かいミスやエラーなどを減らすことができます。また、作業スピードも向上するので、ストレスの軽減につながります。効率的よく仕事をやっている人は、このような集中力が高いと言えます。

　仕事を効率よくやっている人は、周りの人たちとのミュニケーションもうまくやっていると言えます。日々の業務を効率的に進めるためにはコ円滑なミュニケーションが欠かせません。円滑なコミュニケーションが行われることで、周囲との間で信頼関係が築きやすくなり、スムーズな協力体制が取れるようになります。

　段取り力とは、物事を効率よく進めるために必要なタスクを洗いだし、発生するリスクを予測し、その対策を準備し手順を整える力と言えます。事前に準備や対策を講じることで、効率よく業務を遂行することができます。段取りが上手くなると、働き方改革によって厳しくなっている残業時間を減すことができ、就業時間内に業務をこなすことが可能になることにつながります。効率よく仕事をやるうえで、段取り力を養うことも重要な要因になります。

マルチタスクとは、複数の業務を同時に進めることを呼びます。いくつかのタスク（業務）を短時間で切り替えながら、作業を行っていくことです。例えば、電話を受けながらメール処理をする、会議に参加しながら議事録を作るなど2つ以上の作業を行うことをいいます。複数の仕事を同時に行うことが、効率よくやっているように見えるかもしれませんが、作業効率には個人差があることや心身に及ぼす影響などを考慮して、バランスを取ることが大切です。

　仕事とプライベートのオンオフの切り替えをつけることで、両方の充実をはかることができます。オンオフの切り替えとは、メリハリをつけるという意味です。メリハリがつけられるようになると、仕事に集中できるメリットがあるばかりでなく、仕事とプライベート時間を区別できるようになり、人生が充実しやすくなります。仕事の効率的にやっている人の多くが、仕事とプライベートのメリハリをつけているのではないでしょうか。

　効率化したい業務を把握することです。現在行っている業務内容を、できるだけ詳しく文字や数字、表や図などを使って可視化することで、これまで見過ごしていたことに気づくかもしれません。また、どこに問題があるかを発見しやすくなります。仕事の効率化をスムーズに進めるためには、現在の状況を正しく理解することが重要です。

　仕事の効率化を図るには、業務の全体像と目標を明確にすることが大切です。全体像が見えていると、計画を立てやすく、優先順位もつけやすくなります。また、目標を明確にすることで、仕事の効率化までのプロセスをイメージしやすくなり、モチベーションアップにもつながりやすくなります。

　仕事を効率的に進めるには、優先順位をつけ進めることが大切です。目の前の仕事を、ただやみくもにこなすだけでは、計画性がなく非効率になります。また、優先順位をつけずに仕事を進めてしまうと、優先度の高い仕事を後回しにしてしまう恐れがあります。ストレスなく仕事を進めるためには、優先順位をしっかり決めて仕事に取り掛かることがポイントになります。

　効率的の仕事をこなすには、集中力が大切になります。しかし、集中のし過ぎは体への負担の大きく、ストレスも溜まりやすくなります。そこで、仕事を効率的にするための一つに、○○分まで作業するというように、時間を区切ってタスクをこなすことが挙げられます。自分で締切り時間を決めて仕事をすることで、集中力が上がり、結果的に他の作業に回せる時間も増やすことができます。

　仕事の効率化を図るためには、スケジュール管理が重要になります。スケジューリングとは、ただ単に計画を立てることではなく、どういう順番で仕事を勧めればより効率よく進むかなど、適切な仕事をやる順番や時間の配分などを行い、予定を立て可視化することです。その際注意したいこととして、余裕を持ったスケジューリングをすることです。スケジュールを詰め込み過ぎてしまうと、かえって自分の首を絞めてしまうことにもなりかねません。

　仕事の効率化のポイントに一人で抱え込まないことがあります。仕事を個人だけの責任と捉えるのではなく、チーム・組織の仕事と捉え、効率的に行うことを考えてみることも、場合によっては大切です。追込まれる前に、周りのチムメンバーに助けを求めたり、相談したり、仕事を割り振ったりすることで、効率的に処理できることもあります。助けを求めることも立派なスキルのひとつです。

　PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）のそれぞれの頭文字を取った用語です。ＰＤＣＡサイクルの目的は仕事の効率化につながります。ゴールを明らかにすることで、何をいつまでにやればいいのかが可視化でき、現状とのギャップも把握できます。何度もこのサイクルを回すことでギャップを埋めていけるので、目標に向けてモチベーションも向上しやすくなります。

　仕事の効率化を図る方法としてシステム・ツールの活用は効果的です。ツール選びのポイントは、現状の課題を解決できるツールであることと、使いやすいかどうかの2つが挙げられます。例えば、多くのパソコンに備わっているメモ機能やスクリーンショット機能などはいろいろな場面で活用できます。また、コミュニケーションツールとして、有料無料で多くのチャットツールやオンラインの会議サービスなども広まっています。

　仕事の効率化を図る上で、身の回りの整理整頓は大切です。仕事をする上で、必要な資料や物などを探す時間もバカにはなりません。欲しいものがすぐ見つかる環境をつくることで、仕事の効率カップが図られます。そして、仕事中に余計なものが視界に入ることがなくなるので、集中力の向上も期待できます。また、資料の紛失や取り違えといったミスも起こりにくくなります。

　マインドセットとは、これまでの経験や教育などによって作られた、他人の思い込みや価値観などの思考のクセです。マインドセットは大きく「成長マインドセット」と「固定マインドセット」に分けられます。このうち「成長マインドセット」は、自分の努力で成長、変化できるという思考です。仕事の効率化を図ろうとする場合は、まず自分のマインドセットの傾向に気づくことで、効率化を図るための対策も立てやすくなります。

　仕事に効率化を行う上で注意したいこととして、一度に複数の施策を行わないことが挙げられます。一度にいくつかのことを行おうとすると負担が大きくなり、中途半端になる可能性や計画自体がなし崩しになる恐れもあります。そのようになることで、会社関係や人間関係での信頼を失うことも考えられます。仕事を効率的に進めたいのであれば、一度に複数の案件を片付けようとするのではなく、優先順位を決めて、1つづつ確実にこなしていく方が効率的に進められる場合が多くあります。「急がば回れ」という諺もあります。

　仕事の効率化の目的は、効率的に作業を進めることです。その際に気を付けたいこととして、効率化を求めすぎるあまり、無駄だと判断して省いてしまった作業のなかに、本当は必要な作業も入っている可能性もあるということです。作業工程を細かく確認することで、省ける作業が見つけることができたり、より効率的な方法が考えられるかもしれません。省く前に、長期的な視野も含めて、再度確認作業をしてみることが重要です。

仕事の効率化を図るためには、自身の仕事の場の環境も重要です。コミュニケーションがスムーズに行え、確認や相談がしやすい場合では、仕事の効率化が向上します。一人で仕事を抱え込んでしまうことが少なるため、作業に着手するまでの時間や作業に取り掛かってからの効率化が図られます。また、仕事で感じるストレスが少ないほど心身の不調を予防することができ、仕事をスムーズに進めることができます。確認や相談を行いやすい環境をととのえることで、仕事に対するパフォーマンスの向上や効率化がより期待できます。

　仕事の効率化を図る際には、効率化を意識しすぎて、質の低下に影響しないよう気を付ける必要があります。仕事の効率化の目的は、負担の軽減と生産性を高めることにあります。他者からのクレームや作業上のミスは大きなストレスや信用低下の要因にもなります。しかしながら、クオリティにこだわりしすぎると作業効率を低下させる恐れもあります。作業効率と依頼者（クライアント）等の目的に合った水準をクリアすることに重点を置く必要があります。

　効率化を進めるために、新しいシステムやツールを使う場合があります。その際に注意したいこととして、新しい方法やツールに慣れるまでに時間がかかることです。仕事の効率化につながるということで、それまで慣れ親しんだ方法から、急に新しい方法に変えることが難しい場合があります。そのため、新しい方法に慣れるまでには時間がかかるということを、意識しておく必要もあります。